Bei unserem ersten Besuch erläutert wir Ihnen unsere Arbeitsweise und zeigen Ihnen anhand konkreter Fallbeispiele, wo Verbesserungspotentiale in Ihrem Unternehmen liegen können. Bei der nachfolgenden Begehung Ihres Unternehmens verschaffen wir uns einen ersten Überblick über Ihre Dokumenten-Workflows und die vorhandene Bildbearbeitungs- und Drucklandschaft.
Wenn Sie sich entscheiden, mit uns eine effektivere Output-Strategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln und umzusetzen, legen wir gemeinsam in einem Vertrag die Ziele, die Dienstleistungen und die Zuständigkeiten für das Beratungsprojekt fest. Das Beraterhonorar kann dabei auch als Anteil an den zukünftig eingesparten Kosten vereinbart werden.
Bevor wir anfangen zu optimieren, erheben wir eine exakte Definition der Arbeitsabläufe und Prozesse sowie der Kosten und des Zeitaufwandes für die momentane Form der Dokumentenverarbeitung. Dabei setzen wir verschiedene Methoden und spezielle technische Werkzeuge ein. Dazu gehören unter anderem die elektronische Protokollierung, statistische Analyseverfahren, Arbeitsplatzanalysen und Befragungen der Mitarbeiter. Sie bestimmen dabei, wie sehr wir in die Tiefe gehen und wieviel Zeit und Budget für diese Analyse aufgewendet werden soll.
Nach Abschluss der Analyse präsentieren wir Ihnen unsere Ergebnisse, die Aufschluss darüber geben, wie die aktuellen Workflows gestaltet sind und welche Kosten Ihre derzeitige Output-Strategie verursacht.
Aufbauend auf den Ergebnissen der Analyse erarbeiten wir eine verbesserte Output-Strategie. Damit diese nicht an den Bedürfnissen der betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter vorbeigeht, stehen wir in dieser Phase in besonders engem Kontakt mit den Beteiligten. So stellen wir sicher, dass unsere Vorschläge praktisch umsetzbar sind und bewährte Abläufe nicht beeinträchtigt werden.
Die erarbeitete Strategie stellen wir Ihnen in einem ausführlichen Gespräch vor. Dabei zeigen wir Ihnen, welche Optimierungs- und Einsparpotentiale wir in Ihrem Unternehmen sehen und was Sie tun müssen, um diese zu nutzen.
Zur erarbeiteten Optimierungsstrategie gehört ein konkreter Vorschlag über Art und Ablauf der Umsetzung. Wir erstellen ein detailliertes Angebot über die neue Infrastruktur. Dabei haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Finanzierungs-, Seitenpreis- und Verbrauchsmaterialkonzepten.
